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Wie finde ich gute Mitarbeiter ...

oder was besonders bei der Personalbeschaffung zu beachten ist.

Personalpolitik ist ein Ausdruck der Unternehmenskultur! Wie ein Unternehmen mit seinen Beschäftigten umgeht, wo es Bewerber sucht, wie es mit Bewerbern umgeht, welche Anforderungen es stellt und welche Arbeitsbedingungen es bietet, das ist alles nicht nur Arbeitsrecht oder Personaltechnik: Der Unternehmensberater Martin Beck beschreibt in seinem Beitrag, was besonders bei der Personalbeschaffung zu beachten ist.

Unternehmen, die einem veröffentlichten Wertekanon folgen, und Organisationen, die religiöse und weltanschauliche Ziele verfolgen, stehen immer unter besonderer Beobachtung der internen und externen Öffentlichkeit. Es schadet dem Auftrag der Organisation, wenn sie unglaubwürdig erscheint. Und es schadet der Wirksamkeit der Organisation, wenn sie in der Belegschaft mehr Kritik als Zustimmung erfährt. Schließlich kann die Arbeit nur mit den dort tätigen Menschen getan werden.

Personal kann doch jeder!

Ehrenamtlich besetzte Gremien blühen auf, wenn eine Führungsposition zu besetzen ist. Das ist eine willkommene Abwechslung im Einerlei der Haushaltspläne, Jahresabschlüsse oder Spendenaufrufe. Endlich etwas, wovon Alle etwas verstehen! Mit Begeisterung wird eine Ausschreibung formuliert und Medien werden ausgewählt. Weil der seitherige Stelleninhaber das Verfahren nicht selber organisieren soll (schließlich geht er zwar in offiziellem Frieden, aber inoffiziell sind wir unzufrieden und haben das auch breit gestreut…), muss der ehrenamtliche Vorsitzende ran. Er ist zwar schon in den Siebzigern und lange vom Berufsalltag weg, aber das macht nichts. Personal, das kann doch jeder!

Die Wahrheit ist: In gewerblichen Unternehmen geht es meistens um die optimale Person für einen herausfordernden Arbeitsplatz. In gemeinnützigen und kirchlichen Unternehmen spielen – wie in der Politik –stärker auch Interessen, Vorlieben, Abneigungen, Vorurteile, Beziehungen, informelle Kontakte eine Rolle. Zusammengefasst: Macht, Einfluss, Traditionssicherung und auch die nie öffentlich gestellte Frage, wie stark oder schwach der künftige Stelleninhaber sein sollte, damit das Licht des ehrenamtlichen Vorsitzenden nicht verblasst. Dass die Organisation in erster Linie religiöse, kirchliche oder soziale Zwecke verfolgen soll, spielt bei diesen Überlegungen keine hervorgehobene Rolle.

Warum gehen Stellenbesetzungen schief?

Die Besetzung einer Führungsposition ist Handwerk und Kunsthandwerk zugleich. Wer beide beherrscht, wird zügig und zielsicher besetzen können. Wer entweder beim Handwerk, also bei den formalen und organisatorischen Voraussetzungen, oder beim Kunsthandwerk, also bei der Beurteilung von Kandidaten und ihrer Passgenauigkeit für die Organisation, Schwächen aufweist, der bringt den Prozess in Gefahr.

Die Klippen, an denen Besetzungen scheitern können, klingen manchmal banal. Hier eine kleine Auswahl: Wann wird die Stelle eigentlich frei? Bleibt das Profil der Stelle unverändert, oder hat man schon lange darauf gewartet, bei dieser Gelegenheit Aufgaben und Zuständigkeiten verändern zu können? Soll der Vorgänger an der Auswahl des Nachfolgers beteiligt sein? Bei wem sollen die Bewerbungen eingehen – beim seitherigen Stelleninhaber oder bei einem Gremienmitglied? Wer wertet aus, wer klärt offene Fragen, wer hält Kontakt zu den Interessenten und Bewerbern, wer lädt sie ein, wer informiert sie? Wie viele Menschen sollen über die Bewerbungen informiert werden? Wie lange soll die Bewerbungsfrist sein? Soll eine Auskunftsperson für Vorfragen der Bewerber benannt werden? Wie schnell wird ausgewertet? Wie lange soll das Auswahl- und Entscheidungsverfahren dauern? Sollen die Termine gleich zu Beginn festgelegt und auch den Bewerbern vorsorglich mitgeteilt werden? Wie kann sicher gestellt werden, dass die Vertraulichkeit zum Schutz der Bewerber gewahrt wird? Sollen die künftigen Mitarbeiter über die Bewerber informiert werden? Wer macht das? Was und wie viel soll dabei gesagt werden? Wer formuliert den Vertrag und führt die Vertragsgespräche? Wie soll die Stelle dotiert werden? Wer arbeitet den künftigen Stelleninhaber ein?

Bewerbungsverfahren werden nicht selten nachlässig oder gar unprofessionell betrieben. Das ist nicht böser Wille. Oft spielt oft Überforderung der handelnden Personen eine Rolle, oder auch Unkenntnis über die heutigen Anforderungen an Personalarbeit. Viele Beteiligte an solchen Verfahren sind sich auch nicht im Klaren darüber, dass sie mit der Einladung zu einem Gespräch sozusagen in das Leben von Menschen eingreifen. Bewerberfamilien werden in Unruhe versetzt, Erwartungen werden geweckt. Damit ist eine hohe Verantwortung verbunden. Neben der Verantwortung steht das Gesetz. Datenschutz, Bewerberschutz, Allgemeines Gleichstellungsgesetz – damit ist nicht zu spaßen.

Was kostet eine missglückte Stellenbesetzung?

Eine missglückte Stellenbesetzung auf der Führungsebene kostet Zeit, Geld, Glaubwürdigkeit und Motivation bei vielen Beteiligten – und sie kann die ganze Organisation in Gefahr oder zumindest in Misskredit bringen. Sie geben Geld und Zeit für Anzeigen, Sitzungen, Reisekosten der Bewerber etc aus. Sie schließen einen Anstellungsvertrag ab. Der ausgewählte Bewerber tritt die Stelle an, geht aber während der Probezeit wieder, es muss neu gesucht werden. Da ist schnell ein Jahresgehalt verbrannt.

Was kann die ein Personalberater besser?

Die Beschaffung von operativem Personal, also von Leuten unterhalb der zweiten Hierarchieebene des Unternehmens, geht in der Regel besser durch eine eigene, gut funktionierende Personalabteilung. Sie kennt sich in der Region aus, sie kann die regionale Bedeutung der Organisation gezielt einsetzen.

Der Personalberater kann neue Bewerberkreise erschließen, er ist als vertrauliche Auskunftsstelle für gewichtige Bewerber aus der Branche gerne gesehen und er hat schon viele gelungene und misslungene Auswahlprozesse erlebt. Außerdem hat er eine unabhängige Außensicht der Organisation und kann in der Regel gut beurteilen, wie Mensch und Organisation zusammen passen, und wo nicht. Man wird sich bei der Einschaltung von Personalberatern aber auf herausgehobene Fach- und Führungskräfte konzentrieren.

Wie wählt man einen Personalberater aus?

Die Auswahl des richtigen Personalberaters ist nicht einfach. Anders als zum Beispiel Architekten können Personalberater ihre Interessenten nicht zu Bauwerken führen, die einmal fest gegründet wurden und seither ihren Zweck erfüllen. Die Beratungsleistung ist sozusagen flüchtig, ihre Wirkung hängt nicht nur von der Kompetenz oder Umsicht des Beraters ab, sondern auch von vielen Faktoren in der auftraggebenden Organisation. Außerdem findet Personalberatung oft im Verborgenen statt, weil die Auftraggeber der Öffentlichkeit nicht mitteilen wollen, dass sie bei der Besetzung einer Führungsposition beraten werden. Es gibt aber durchaus Kriterien, die eine Auswahl erleichtern können. Hier eine Auswahl:
Berufserfahrung
Branchenkenntnis
Referenzen
Persönlichkeit und Vertrauen
Honorar

Was darf Personalberatung kosten?

Das kommt, wie immer im Leben, drauf an. Bei Fullservice, also wenn der Berater den kompletten Prozess begleitet, an den Gremiensitzungen teilnimmt, und Ihnen auch die Kontakte zu den Bewerbern ganz abnimmt, ist ein Honorar zwischen 2 und 3 Monatsgehältern (bzw. 2 oder 3 Zwölfteln des Jahreseinkommens) angemessen. Das Honorar sollte aber auf jeden Fall einen erfolgsabhängigen Anteil enthalten, also zum Beispiel 50 % Fixum bei Beauftragung und 50 % bei Abschluß eines Anstellungsvertrages mit einem Kandidaten. Achten Sie darauf, dass vorher geklärt wird, was an Nebenkosten noch nachkommen könnte. Mein Rat: pauschalieren Sie so viel wie möglich! Dafür müssen Sie allerdings die Aufgabe und den Zeitplan vorher sauber abklären, damit beide Seiten wissen, was sie zu tun oder zu erwarten haben.

Soll der Berater nur Teilaufgaben übernehmen, z.B. die Formulierung der Anzeige, die Sortierung der Bewerbungen oder die Begleitung der Auswahlgespräche, dann ist ein Zeithonorar besser geeignet. Auch hier sollte das Zeithonorar vorher vereinbart und das Zeitvolumen zumindest eingegrenzt werden.

Was darf man sich nicht aus der Hand nehmen lassen?

Die Entscheidung über Bewerber ist Ihre Sache, nicht die des Beraters. Ob Sie die Vorauswahl dem Berater überlassen, oder ob Sie sich alle Bewerbungen vorlegen lassen, das sollte man von den bereits gesammelten Erfahrungen mit dem Berater abhängig machen. Behalten sie auf jeden Fall das Heft in der Hand! Das gilt insbesondere dort, wo sie aus eigenem Antrieb oder im Sinne es Auftrages der Organisation nicht nur auf die Fachlichkeit und die Professionalität (das hoffentlich auch!), sondern auch auf die inhaltliche und persönliche „Passung“ von Organisation und Bewerber achten. Sie tragen die Verantwortung für die Entscheidung, nicht der Berater.

Gibt es eine spezifisch christliche Art, mit Bewerbern umzugehen?

Zunächst einmal ist das Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ein nüchternes, von gegenseitigen Pflichten und Rechten bestimmtes und gesetzlich umfangreich geregeltes Feld. Das gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber eine Kirche, ein kirchliches Werk oder eine freie christliche Initiative ist. Nüchternheit in Personalsachen ist immer hilfreich, insbesondere dort, wo die Dinge nicht so gut laufen. Spätestens dann rächt es sich, wenn man vorher im Überschwang der gemeinsamen Ziele nicht so genau hingeschaut hat.

Diese Empfehlung zur Nüchternheit ist weder ungeistlich noch schließt sie die bewährten Formen christlicher Entscheidungsfindung aus. Sie ist aus vielen Beobachtungen und Erfahrungen gespeist. Zugespitzt gesagt: je geistlicher das Werk sich versteht, desto nüchterner sollte die Personalpolitik sein. Wer hier – sei es aus religiösem Antrieb oder aus sozialen Erwägungen – niedrigere Maßstäbe anlegt oder nicht so genau hinschaut, der kann der Organisation und ihrem Auftrag großen und lange anhaltenden Schaden zufügen.

Erschienen in ideaSpezial 7/2008

Kontakt: Prof. Martin Beck

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